E-learning loi Sapin 2 - 4 conseils pour votre volet formation

Les obligations de formation selon la loi Sapin 2 : comprendre les exigences légales

Adoptée en 2016, la Loi Sapin 2, constitue une avancée majeure dans la lutte contre la corruption et la promotion de pratiques éthiques au sein des entreprises. Au-delà des mesures visant à renforcer la transparence et la responsabilité, la Loi Sapin 2 impose également aux entreprises de plus de 500 salariés de mettre en place des actions de formation pour prévenir la corruption. Où en sommes-nous actuellement en termes de mise en place de programmes de formation et de sensibilisation ? Quels sont les défis auxquels les entreprises font face pour atteindre cet objectif clé de la loi Sapin 2 ?

Quels sont les 3 piliers de la Loi Sapin 2 dans le cadre d'une formation e-learning ?

1/ Sensibilisation à la lutte contre la corruption

Dans le cadre de la loi Sapin 2, les entreprises de grande envergure, c’est-à-dire celles dépassant les 500 employés et ayant un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions, sont tenues de déployer des formations spécifiques. Ces formations, constituées de modules dédiés, sont destinées à sensibiliser et former les collaborateurs, en particulier les cadres et les employés les plus exposés aux risques liés à la corruption.

2/ Adaptation de la formation aux risques spécifiques

La loi Sapin 2 exige des entreprises qu’elles adaptent leur programme de formation en fonction de leurs activités, de leurs risques et de leur taille. Elles doivent identifier les domaines d’activité à risque, tels que les relations avec les fournisseurs, les processus d’appel d’offres ou les interactions avec les agents publics, et proposer des modules de formation spécifiques correspondants.

Par exemple, une entreprise du secteur de la construction qui entretient des relations étroites avec les administrations publiques devra concevoir un module de formation axé sur les règles et les bonnes pratiques à respecter lors des appels d’offres publics. De même, une entreprise opérant dans le secteur financier devra fournir des formations adaptées sur les lois anti-blanchiment d’argent et les transactions frauduleuses.

La durée des formations peut varier en fonction de la complexité des sujets abordés, mais il est essentiel que les collaborateurs reçoivent une formation adéquate pour exercer leur travail dans le respect du droit et de l’éthique. En adaptant les formations aux risques spécifiques de leur domaine d’activité, les entreprises peuvent renforcer l’efficacité de leur programme de lutte contre la corruption et assurer une meilleure conformité aux exigences de la loi Sapin 2

3/ Contenu de la formation et évaluation

La formation requise par la loi Sapin 2 doit permettre aux collaborateurs de développer une connaissance approfondie des infractions pénales liées à la corruption, des sanctions encourues et des conséquences légales.

Elle peut également inclure une évaluation régulière des acquis pour s’assurer de la compréhension et de l’assimilation des connaissances.

Un contenu de formation complet devrait comprendre des modules spécifiques sur la gestion des conflits d’intérêts, la détection des situations de corruption et la manière de les gérer de manière appropriée. Les collaborateurs doivent être formés à reconnaître les signaux d’alerte, à savoir comment réagir face à des situations suspectes et à signaler les cas de corruption présumés selon les procédures établies.

Afin d’assurer une formation efficace, il est recommandé de mettre en place un dispositif de formation structuré, comprenant des objectifs clairs, une méthodologie pédagogique adaptée et des moyens d’évaluation pertinents.

Un parcours de formation varié et spécialisé devrait être proposé, en tenant compte des différents niveaux de responsabilité et des fonctions spécifiques au sein de l’entreprise.

En fournissant un contenu de qualité, en évaluant régulièrement les acquis et en proposant un parcours de formation adapté, les entreprises peuvent renforcer la compréhension des risques de corruption parmi leurs collaborateurs et promouvoir une culture d’intégrité et de conformité au sein de l’organisation.

De plus, La loi Sapin 2 impose aux entreprises de mettre en place un plan de vigilance afin de prévenir les atteintes aux droits de l’homme et à l’environnement dans leurs activités. En cas de non-respect de ces obligations, des sanctions peuvent être prises, allant des amendes aux mesures correctives, voire à l’exclusion des marchés publics. Il est donc crucial pour les entreprises concernées de se conformer à la loi et de mettre en place un plan de vigilance solide pour éviter les conséquences néfastes sur les droits de l’homme et l’environnement.

Demandez votre démo de notre module e-learning Loi Sapin 2

La formation e-learning largement plébiscitée pour la loi Sapin 2

Une étude réalisée en juillet 2020 par KPMG offre des constats pertinents sur l’état d’avancement du dispositif de formation depuis l’adoption de la loi Sapin 2 :

1) Le dispositif de formation n’est pas perçu comme le plus complexe à mettre en œuvre parmi les 8 mesures de la loi (au contraire par exemple de la cartographie des risques de corruption ou de l’évaluation des partenaires).

2) Toutefois, l’objectif de formation a pris du retard. Alors qu’il avait été rapidement pris en main en 2017, le volet formation n’a pas été finalisé partout : en 2020, seules 39% des entreprises estimaient avoir achevé leur parcours de formation.

3) Le e-learning est le dispositif de formation le plus plébiscité. 70% des entreprises ont opté pour des modules de formation à distance, et parmi ces modules à distance, le e-learning est majoritaire à 41%. Lorsque les entreprises ont opté pour du présentiel, dans 60 % des cas elles ont mis en place des dispositifs mixtes en proposant du e-learning en support.

Sur un sujet sensible, le e-learning a donc su s’imposer non seulement pour former les collaborateurs les plus exposés mais surtout pour sensibiliser efficacement et rapidement l’ensemble des salariés.

Attention toutefois aux erreurs qui peuvent être facilement évitées pour mettre en place un e-learning conforme et efficace.

Loi Sapin 2, les principales erreurs à éviter pour une formation efficace

Erreur n°1 : former uniquement les collaborateurs exposés

Stricto sensu, l’obligation de formation concerne avant tout les cadres et les membres du personnel les plus exposés au trafic d’influence : direction, gestion des contrats, achats, commerciaux… C’est avant tout sur ces dispositifs de formation que les contrôles auront lieu. Néanmoins, dans son dernier rapport datant d’octobre 2020, l’Agence Française Anticorruption (AFA) recommande de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs en pariant sur un « dispositif de formation efficace (qui) peut utilement s’inscrire dans un dispositif plus large de sensibilisation de l’ensemble du personnel. » En clair, rien ne sert de consacrer des heures de formation au Top Management si les Office Managers acceptent les cadeaux ou les invitations au nom de leurs supérieurs. Mais cela entraîne une épineuse question : faut-il former tout le monde de la même manière ?

Erreur n°2 : un e-learning trop court… ou trop complexe !

1) Adapter la taille des e-learning aux besoins de vos collaborateurs. Des modules trop courts de 10-15 minutes, ne seront pas adaptés pour des collaborateurs potentiellement exposés au trafic d’influence. Toutefois, un module de plus d’une demi-heure pourrait être jugé trop long et trop contraignant par un collaborateur qui n’est pas a priori dans le cœur de cible du dispositif.

2) Ne pas se lancer dans un module de haute volée entièrement sur-mesure si vous estimez ne pas avoir les capacités et le temps pour le faire ! Ne sous-estimez pas ce temps de production.

3) Privilégier des modules sur l’étagère, notamment pour la sensibilisation de l’ensemble de vos collaborateurs afin de constituer une base de connaissances communes. Leur prix est bien plus attractif et ils répondront à 80% de vos besoins. Pour les 20% restants, la rédaction de fiches techniques ou la mise à description des process sur votre intranet – par exemple – permettront de compléter le e-learning et de l’adapter à vos procédures internes.

4) Penser aux options de personnalisation. Pariez plutôt sur des approfondissements de cas pratiques centrés sur votre cœur d’activité avec un ou deux scénarios propres qui pourront compléter avantageusement un e-learning sur l’étagère.

Pour ces raisons, nombreuses sont les entreprises qui ont choisi de mettre en place une formation à deux niveaux : un module plus court (en général entre 15 à 30 minutes) pour sensibiliser l’ensemble de ses collaborateurs à la prévention de la corruption et un autre plus approfondi pour détailler les scénarios-pièges et les bons réflexes à acquérir pour les populations à risque. Celui-ci est le plus souvent conçu sur-mesure, mais ce n’est pas toujours le cas : cela dépend grandement des spécificités de votre métier.

Erreur n°3 : une formation éloignée des réalités

Quel que soit sa cible ou sa durée, votre module e-learning doit se conformer à quelques principes élémentaires :

Pas de vocabulaire d’expert.
Des cas pratiques courts, rythmés, illustrés
Des situations proches du terrain
La possibilité de consulter et télécharger des ressources pour vos apprenants.
Un quiz de validation des acquis

Conflits d’intérêts, paiements de facilitation, cadeaux, invitations, marques d’hospitalité, relations avec les tiers partenaires… Le module doit couvrir un spectre large des sujets d’éthique.

Dans ses recommandations l’AFA insiste sur des « formations qui s’appuient notamment sur des cas pratiques ». Vérifiez que votre e-learning Loi Sapin 2 offre des mises en situation concrètes. En voici quelques exemples :

Que dois-je faire lorsque je suis invité au restaurant par un client, lors de négociations ?
Puis-je accepter des cadeaux, et si oui, jusqu’à quelle somme ? A partir de quand faut-il les déclarer ?
Comment dire non à une demande de « petit service » lors d’un appel d’offres ? Comment le faire sans mettre en danger les échanges ?
Puis-je « pousser » le CV d’un proche à une candidature ouverte au sein de mon entreprise ?

Erreur n°4 : sanctuariser votre e-learning

Votre e-learning ne se suffit pas à lui-même : il doit vivre ! Prolongez votre formation en présentiel en vous servant des cas énoncés pour créer des échanges transverses avec d’autres équipes et profitez de leur retour d’expérience sur le terrain. C’est là-encore la recommandation de l’AFA : « Des personnels de l’entreprise peuvent être invités à faire partager leur expérience en la matière (…) donnant ainsi lieu à des échanges au plus près des contraintes opérationnelles. Les mises en situation peuvent être utiles pour favoriser une appropriation des règles dans l’exercice quotidien des fonctions »

Ne négligez pas la nécessité de mesurer les acquis, y compris longtemps après la validation des modules. C’est le cycle d’évaluation conseillé le MEDEF : « le cycle complet de formation n’est possible que s’il permet d’évaluer les acquis de la formation, mesurer les connaissances et le changement. (…) Il est opportun de mettre à jour les connaissances ou de les adapter ».

Pour éviter ces erreurs, discutons de votre projet

Comment pérenniser une culture anti-corruption au sein de votre entreprise ?

En résumé, un e-learning agile devra pouvoir être facilement individualisé et actualisé. C’est la raison pour laquelle Callimedia a conçu un module e-learning Loi sapin 2 générique avec des options de personnalisation et de mises à jour simples : ajout de scénarios sur-mesure, approfondissement selon le cœur de métier, intégration de vos documents, comme votre code de conduite, la Charte éthique de votre entreprise, les process d’alerte ou la cartographie des risques de votre organisation.

Dans tous les cas, gardez en tête les 3 grands objectifs de votre e-learning. Celui-ci sera un franc succès s’il arrive à :

1) Susciter une prise de conscience et l’adhésion de vos collaborateurs

2) Diffuser une culture « conformité » dans le groupe, au-delà des métiers les plus exposés.

3) Constituer un socle commun de connaissances et de réflexes partagés par tous vos collaborateurs