Dans le monde professionnel actuel, l’intégration des nouveaux employés va bien au-delà d’une simple formalité administrative. De plus en plus d’entreprises comprennent que l’onboarding, traditionnellement orienté vers la familiarisation avec l’environnement de travail, constitue une opportunité de formation. Cette approche innovante, axée sur la personnalisation et la formation, offre un avantage concurrentiel majeur et une forte valeur ajoutée, en facilitant la prise de poste des nouveaux collaborateurs et en garantissant leur fidélisation à long terme.

Le processus d’intégration ou onboarding est essentiel dans le monde professionnel et représente un enjeu à ne pas manquer pour les entreprises et les managers. Selon un rapport de Workelo de 2019, une mauvaise intégration conduit à la démission d‘un cadre sur trois, soulignant ainsi son importance cruciale. En moyenne, un nouveau collaborateur met entre 6 et 8 mois pour être pleinement opérationnel, mais un processus d’onboarding efficace et personnalisé peut réduire de moitié le temps d’adaptation. Ces données soulignent l’impact significatif d’un onboarding bien pensé dans le monde professionnel d’aujourd’hui.

Le processus d’onboarding, souvent appelé processus d’intégration, désigne l’ensemble des procédures et activités mises en place par une entreprise pour intégrer efficacement un nouveau collaborateur dans son environnement de travail. Il englobe non seulement la présentation des politiques, des valeurs et des procédures internes, mais aussi la formation, l’accompagnement et l’orientation personnalisée, visant à faciliter l’adaptation du candidat à sa nouvelle équipe et à son rôle au sein de l’entreprise.

La démarche d’onboarding  joue un rôle essentiel dans l’intégration des employés au sein d’une entreprise. Elle permet de créer, dès le premier jour, des bonnes conditions de travail pour le nouvel arrivant. Pour cela, il implique une série d’étapes minutieusement planifiées entre les ressources humaines et les managers, permettant à l’individu de s’immerger dans la culture et les valeurs de l’entreprise, de se familiariser avec l’environnement de travail et de développer les compétences nécessaires pour être rapidement opérationnel. Cet accueil bien orchestré vise à créer un sentiment d’appartenance dès les premiers jours de la prise de poste et de donner une image positive de l’entreprise.

En France, un parcours d’onboarding raté peut coûter cher à l’entreprise, représentant entre 100% et 300% du salaire de l’employé en cumulant les coûts directs et indirects, soit environ 7000€, selon le rapport de Workelo. Il met en évidence l’importance cruciale de la communication entre les RH et les managers pour assurer un onboarding efficace,  prévenir des pertes financières significatives et diminuer le taux de turnover.

Avec un marché du travail en constante évolution, réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur est essentiel pour garantir une productivité durable et une cohésion d’équipe. L’onboarding doit être préparé en amont grâce à une collaboration accrue entre les RH et les managers.

Pour ce faire, voici une checklist des actions et étapes clés d’un programme d’onboarding réussi :

1/ Recrutement : Le recruteur doit définir clairement les objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme pour sélectionner le meilleur candidat, planifier l’intégration et clarifier les responsabilités du nouveau collaborateur dans l’atteinte de ces objectifs.

2 / Préparation de l’arrivée :

• Informer et mobiliser les équipes pour le jour de l’arrivée
• Désigner un mentor, parrain ou une personne référente.
• Planifier la première journée (arrivée, petit déjeuner, visite des locaux, réunions, déjeuner de bienvenue, moments d’échanges informels).
• Préparer le poste et les outils de travail.
• Vérifier la logistique (matériel, badge d’entrée).
• Gérer la partie administrative de la prise de poste (contrat de travail, accès aux logiciels et nouveaux outils)
• Optionnel : préparation d’un livret d’accueil  et/ou pack de bienvenue

3/ Premier jour d’embauche :

• Visite des locaux et installation dans le bureau
• Fournir les différents accès (messagerie, mots de passe, ticket restaurant)
• Présentation du règlement intérieur
• Rendez-vous de présentation des membres de l’équipe et de l’entreprise.
• Présentation des outils et logiciels utilisés
• Réunion d’accueil pour expliquer la structure, les départements, les projets en cours ou à venir et les informations essentielles.
• Communiquer clairement les objectifs du poste et de l’entreprise

4/  Période d’intégration :

• Travailler sur des projets en collaboration avec l’équipe.
• Organiser des réunions régulières pour évaluer l’avancement, répondre aux questions et encourager la coopération et les suggestions.

5/ Bilan de la période d’essai :

• Réaliser un bilan pour évaluer l’adaptation du nouvel employé à l’entreprise.
• Vérifier l’attitude appropriée et les compétences nécessaires.
• Mesurer l’efficacité du processus d’intégration et évaluer la dynamique de groupe.

6/ Formation et suivi sur le long terme :

• Assurer un suivi régulier pour évaluer l’intégration continue de l’employé.
• Identifier les lacunes éventuelles et planifier des sessions de formation pour renforcer les compétences au besoin.
• Maintenir un processus d’apprentissage continu pour favoriser le développement professionnel à long terme de l’employé et travailler sur les axes d’amélioration.
• Mise en place d’activités de team building pour maintenir l’appartenance à une équipe

Le onboarding va au-delà de l’intégration administrative, il offre une chance précieuse d’identifier les compétences des nouveaux employés et de les soutenir dans leur croissance grâce à la formation continue. En répondant aux besoins d’évolution des salariés, la formation devient un élément clé du onboarding, favorisant l’engagement et la fidélisation à long terme.

La formation digitale se positionne aujourd’hui comme un pilier indispensable pour intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs au sein d’une entreprise. Son objectif premier est d’assurer la montée en compétence du nouvel employé en lui proposant une formation personnalisée spécifiquement adaptée à son poste. En offrant des opportunités de développement professionnel à long terme, cette approche non seulement facilite l’acquisition rapide des compétences nécessaires, mais favorise également l’évolution continue des collaborateurs au sein de l’organisation.

Intégrer de la formation dans le parcours d’onboarding offre plusieurs avantages significatifs pour les entreprises :

• Transition Plus Facile : Permet une intégration rapide et efficace des nouvelles recrues en leur fournissant les compétences essentielles nécessaires dès le début.
• Standardisation des Compétences : Assure que tous les employés, nouveaux et anciens, partagent un ensemble de compétences et de connaissances uniformes, renforçant ainsi l’identité de l’entreprise.
• Engagement Accru : Offre des opportunités de développement professionnel dès l’arrivée, stimulant la motivation et la satisfaction des employés, ce qui peut renforcer leur loyauté envers l’entreprise.
• Adaptation aux Besoins Spécifiques : Permet d’ajuster les compétences des employés aux exigences spécifiques de l’entreprise, favorisant ainsi l’alignement sur les objectifs stratégiques.
• Réduction des Coûts à Long Terme : Les employés bien formés sont moins susceptibles de commettre des erreurs coûteuses, contribuant ainsi à la rentabilité globale de l’entreprise.
• Baisse du Turnover : Une intégration efficace et un développement professionnel continu réduisent le turnover en renforçant la satisfaction au travail et l’engagement des employés, ce qui stabilise les équipes et réduit les coûts liés au recrutement et à la formation de remplacement.

L’intégration de la formation dans le processus d’onboarding représente ainsi un investissement stratégique qui optimise l’efficacité, l’engagement des employés et la rentabilité de l’entreprise.