Manager une équipe de collaborateurs présente de multiples tâches. Il s’agit en général de prévoir un plan d’action qui va permettre d’atteindre des objectifs attendus et un certain niveau de performance. Cela revient à chapeauter plusieurs employés en facilitant les échanges et la coopération.

Le management à distance reprend les mêmes problématiques, mais ajoute une composante géographique différente. L’essor des nouvelles technologies de la communication et la volonté d’améliorer la qualité de vie dans son métier favorisent le recours de plus en plus systématique au travail hors site.

Qu’il soit exclusif ou de quelques jours par semaine, le télétravail induit nécessairement des modifications dans la façon de gérer une équipe. Le management à distance représente toutes les techniques et pratiques utilisées dans le but de piloter des collaborateurs et de remplir les objectifs d’une entreprise.

Au sein d’une société, plusieurs personnes peuvent être intégrées dans cette nouvelle organisation.

Les dirigeants qui veillent aux risques psychosociaux de leurs employés peuvent vouloir mettre en place cette hybridation du travail au sein des locaux de l’entreprise.

Pour les collaborateurs, le télétravail peut être partagé et choisi, d’une à quelques journées par semaine. Ils se révèlent être directement concernés par le management à distance. Ce sont ainsi eux qui vont participer à ce nouveau fonctionnement en coopérant de manière hybride.

Cependant, ce sont surtout les managers qui vont être les premiers impactés. Ils vont devoir mettre en place ces pratiques inédites et veiller au bon déroulé des activités professionnelles. Le choix des outils, le rythme des échanges, le maintien de la culture de l’entreprise, tous ces éléments incombent aux chefs d’équipes qui vont supporter la plus grande part de cette expérience.

C’est un sujet de plus en plus récurrent quand il est question de travail en France. Ainsi, les récents arrivants sur le marché de l’emploi semblent accorder une importance toute particulière à disposer d’un métier respectueux de l’équilibre entre sphères professionnelle et personnelle.

La qualité de vie en entreprise et le bien-être sont devenus des problématiques centrales. On a constaté un turn-over de grande envergure au sein des organisations qui n’ont pas opté pour cette nouvelle approche. Le télétravail s’inscrit dans cette démarche.

Ce dernier permet aux salariés d’économiser un temps précieux et une charge mentale conséquente, surtout quand les trajets s’avèrent longs. Par ailleurs, accorder cette flexibilité améliore l’implication des collaborateurs qui se sentent désormais écoutés et valorisés.

Un enjeu majeur du management à distance réside dans la performance des activités professionnelles. C’est la crainte d’un large nombre de dirigeants : croire que le télétravail va réduire la productivité de leurs équipes.

Ce risque existe, mais il peut être contrôlé par une gestion efficace des collaborateurs. L’équilibre entre salariés sur site et ceux éloignés se révèle cependant complexe à trouver. Il apparaît certain que le recours au télétravail doit être encadré et préparé en amont. Il s’agit de la tâche principale d’un manager hybride.

Si de multiples avantages sont à relever concernant cette nouvelle pratique, il ne faut pas non plus mettre de côté les risques inhérents au télétravail.

Comme pour tout changement d’organisation au sein d’une société, il est nécessaire, pour les chefs d’entreprise et les managers, de prévoir et d’anticiper les hypothétiques complications. Améliorer le bien-être des collaborateurs ne doit pas venir impacter les performances et, par extension, la rentabilité économique de l’activité.

Voici les différents risques du management à distance :

• Perdre la cohésion d’équipe et la culture de l’entreprise avec l’éloignement
• Ne pas trouver le moyen de communiquer efficacement
• Réduire le contrôle du travail effectué
• Amener l’solement de certains employés
• Amoindrir la coordination au sein d’une équipe
• Ne pas avoir d’égalité au niveau de la technologie utilisée par les salariés
• Compliquer l’accès aux données de performance et d’activité
• Réduire la frontière entre vie personnelle et professionnelle (d’où l’importance de sensibiliser au droit à la déconnexion)

Comme nous avons pu le constater, un certain nombre de risques existe quand il s’agit de coordonner des équipes qui se trouvent à distance. En fonctionnement hybride, il faut prendre en compte la flexibilité de la présence, et cela débouche sur des problématiques encore plus complexes pour le manager.

Voici les clés principales afin de répondre à la multiplicité des défis inhérents à ces nouvelles pratiques du travail :

• Instaurer une communication efficace : choix des canaux de discussion et de la fréquence des échanges
• Fixer des objectifs : définition claire des performances et des missions attendues
• Établir une relation de confiance et d’autonomie avec les collaborateurs : mise en avant des pratiques autonomes afin de favoriser la productivité, l’épanouissement et la motivation
• Choisir et fournir les bons outils : élément central d’une collaboration efficace et simplifiée
• Conserver la cohésion d’équipe et l’esprit d’entreprise : problématique complexe à gérer à distance et en hybride pour préserver un certain lien social
• Gérer le temps et la flexibilité : mise en place de plannings définis et accessibles

Maîtriser et conserver à l’esprit ces divers éléments donne la possibilité aux managers et aux dirigeants d’accompagner le travail à distance et la transformation du fonctionnement en entreprise.

Pour chaque clé mentionnée auparavant et dans l’optique de bonifier cette nouvelle organisation du travail, de bonnes pratiques sont à déployer par le manager.

Concernant la communication, fixer des points hebdomadaires, de courtes réunions quotidiennes en groupe restreint et déterminer les canaux d’échanges vont permettre de favoriser les contacts.

Cet élément est ensuite la base d’un certain nombre d’outils à mettre en place. Avec une communication pertinente, le chef d’équipe peut transmettre les objectifs, encourager la cohésion et gérer les retours des uns et des autres.

Si cela est possible, il est également important de conserver des moments de présence sur site où tout le monde peut se retrouver. Cette initiative contribuera à favoriser la culture de l’entreprise, le sentiment d’appartenance et l’implication de chacun dans cette nouvelle organisation.

Enfin, le choix des outils collaboratifs est un enjeu majeur pour le management à distance, car ils restent les supports de travail de l’intégralité des partenaires.

En matière d’outils, le manager doit au préalable déterminer les activités à réaliser et les objectifs à atteindre par son équipe. En fonction des tâches, certains logiciels peuvent être plus adaptés que d’autres. Il est indispensable d’intégrer les collaborateurs à ces questionnements, car ils vont demeurer les principaux utilisateurs de ces supports.

N’hésitez pas à tester un certain nombre d’alternatives dans le but de définir et de personnaliser au maximum vos besoins et votre façon de travailler.

Voici la liste des différents types d’outils nécessaires à la réalisation d’un management à distance efficace :

• Les outils de communication : messagerie instantanée pour favoriser les échanges courants (Slack, Discord, Microsoft Teams, …)
• Les supports de réunions virtuelles : plateformes de visioconférences afin de réaliser des points réguliers plus complets (Zoom, Google Meet, …)
• La gestion de projet : logiciel favorisant le suivi et le pilotage de certaines tâches (Trello, Asana, Notion, …)
• Le stockage et le partage des fichiers : outils utilisables en ligne et sur différents appareils connectés (Dropbox, Google Drive, …)
• La gestion du temps : élément important pour l’emploi du temps de chacun (Toggl Track, Rescue Time, …)
• Les supports de formation en ligne : outil permettant la montée en compétences des collaborateurs sur différentes thématiques (Callimedia)

Avec des formations portant sur le télétravail et le travail hybride, il est possible d’entraîner ses équipes à acquérir les bonnes pratiques. Qu’il s’agisse des collaborateurs ou des managers, adopter les méthodes adéquates et l’état d’esprit nécessaire dès le début peut favoriser l’équilibre entre activités sur site et éloignées.

Concernant le management à distance, comme nous l’avons vu précédemment, les enjeux et les risques s’avèrent nombreux. Il est donc indispensable de former les chefs d’équipes à ces nouvelles formes du travail. Les plateformes LMS représentent un outil intéressant pour une stratégie d’e-learning au sein d’une entreprise.

Hors site, les responsables peuvent acquérir en toute simplicité les connaissances théoriques et concrètes nécessaires à l’exercice de ces fonctions inédites.

Vous souhaitez former vos équipes aux pratiques du management à distance ? Consultez notre catalogue de formation afin de maximiser votre nouvelle organisation du travail hybride.