Les avantages d’une solution de Business Intelligence (BI)
Date de parution
01/04/2022
En 2022, rares sont ceux qui, désormais, ignorent l’existence du mot Business Intelligence ou BI, même si la définition que nous lui prêtons est souvent éloignée de son sens principal : un ensemble de technologies permettant aux entreprises d’analyser les données au profit de leurs prises de décisions. Et si l’époque actuelle nous apporte son lot de néologismes tournant autour du mot « data » : big data, data-visualisation, data-driven companies, data-analyses, data-science, … nous vous proposons un rapide arrêt sur images afin d’observer comment les entreprises s’engagent (ou pas…) en fonction de leur taille, dans une stratégie d’implémentation d’une solution de Business Intelligence au sein de leur environnement.
Impacts positifs de la Business Intelligence (BI) pour les grands groupes
Qu’est-ce que la Business Intelligence (BI) ?
La BI ou informatique décisionnelle est un ensemble de technologies, outils et méthodes visant à transmettre les informations pertinentes aux managers d’entreprise. Son but est de les aider à comprendre leur environnement et de les accompagner dans leurs prises de décisions stratégiques.
Les outils de Business Intelligence permettent de rendre accessibles les nombreuses données existantes dans l’environnement de l’entreprise, indépendamment de la source, pour ensuite permettre de les analyser afin d’exploiter tout leur potentiel et générer ainsi de nombreuses restitutions visuelles.
Il existe plusieurs spécialistes sur ce marché, avec d’un côté, les solutions de Business Intelligence multi-plateformes, leaders du marché et ouvertes à tout le monde (Power BI, Tableau, Qlik, …) et de l’autre, les solutions de BI développées par des éditeurs de moindre envergure, généralement orientées sur des cas d’usage plus spécifiques.
Mise en place d’une solution de Business Intelligence (BI)
Pourquoi les grands groupes sont-ils les premiers à avoir investi dans la Business Intelligence ? Tout simplement parce qu’ils en ont les moyens ! Effectivement, optimiser la prise de décisions est un sujet qui touche tous les secteurs et toutes les tailles d’organisation…
Un coût ou plutôt un investissement qu’ont accepté les grands groupes en internalisant les métiers nécessaires à leur développement. La restitution de la donnée via la data-visualisation n’est que la dernière étape de la chaîne de transformation de la donnée. En amont, il faut déjà identifier les sources de données existantes, composer avec un volume de millions de lignes de flux qui se créent chaque jour et qui s’accumulent, les stocker, les sécuriser. Ces différentes étapes ont mis en avant de nouveaux métiers et de nouveaux concepts.
Désormais, les CTO, architectes data, data-scientist, data-analysts, sont monnaie courante et les projets de collecte/modélisation de données via des datalake, data-mart, datawarehouse, ETL (extraction, transformation, chargement), représentent la pierre angulaire des projets de BI et de la récupération de la donnée.
Ces chantiers sont généralement significatifs avec une complexité temps importante. Pour autant, malgré l’investissement requis, les grands groupes ont fait de la mise en place de la BI une priorité, car le retour sur investissement est largement bénéfique.
Retours sur investissement de la BI
La Business Intelligence (BI), touche l’ensemble des départements d’une entreprise : du COMEX (comité exécutif) avec une vision globale, jusqu’aux départements opérationnels, avec une vision plus macro et dont le besoin est d’explorer la donnée. Son implémentation permet donc de réduire le recours massif à Excel, que l’on pousse de plus en plus au-delà de ses fonctionnalités et capacités natives.
La partie visuelle est idéale pour simplifier la compréhension des sujets et leur discussion. Grâce au storytelling adapté, le tableau de bord est visualisable autant sur un PC, une tablette ou un smartphone et permet d’avoir d’un seul coup d’œil un focus sur les indicateurs de performance clés.
Les solutions de Business Intelligence adressent justement l’ensemble de ces points qui se traduisent par un gain de temps dans la prise de décisions et la production, au bénéfice de tâches à plus forte valeur ajoutée (analyse, planification) et des tableaux de bords collaboratifs embarquant les différentes populations.
Limites d’un outil de Business Intelligence
Il est impératif de détenir une donnée de qualité. Il s’agit d’ailleurs de la première problématique exprimée dans les projets de BI : Disposons-nous d’une data de qualité ? Descriptive, correcte, à granularité suffisante, fiable…
Pour autant, comme dans chaque projet, l’implémentation ne se fait pas sans peine. Ceci nécessite en premier lieu la constitution de nouvelles équipes, partant d’une quasi-feuille blanche et se penchant sur des problématiques très complexes : volume, types et sources de données, choix des indicateurs clés (KPI), expérience utilisateurs (UX)… Ces projets de collecte de données sont chronophages.
Une chose est sûre, la transformation dans les grands groupes est progressivement en route, du fait de la montée en compétence des équipes internes et de l’arrivée de nouvelles solutions externes pour faciliter les différentes étapes de la collecte à la restitution. Obtenons-nous le même constat du côté des PME/ETI ?
Une mise en application de la BI plus rare chez les PME/ETI
Le frein ressources et CAPEX
Les PME/ETI ont clairement les mêmes problématiques que les grands groupes à savoir un besoin d’analyse décisionnelle à partir des données réparties dans plusieurs applicatifs, pour optimiser le pilotage de leur performance… mais sans la capacité financière d’internaliser la compétence dans un département dédié. Quant à la possibilité d’investir dans une solution de Business Intelligence, cela ne se fait pas naturellement, car ces investissements sont plutôt dédiés aux outils de production de l’entreprise et plutôt que sur des outils de gestion additionnels.
Le frein bande passante : mauvais moment
Généralement, les PME/ETI présentent certains avantages relatifs à la gestion par rapport aux grands groupes notamment sur la capacité de prendre des décisions et de changer de cap plus rapidement.
Il existe néanmoins une fenêtre de tir. Lors des changements d’outils type ERP (Enterprise Ressource Planning), gestion commerciale, WMS (Warehouse Management System), … les entreprises n’hésitent pas à profiter de l’opportunité pour insérer une brique BI (Business Intelligence) dans leur cahier des charges et de faire ainsi d’une pierre deux coups.
Changer d’ERP est un évènement assez rare dans le quotidien d’une PME/ETI. A partir de là, est-il judicieux de ne rien faire sous prétexte « d’estimer » de ne pas avoir de bande passante, de ressources, ou de budget ?
La demande de BI existe auprès des dirigeants & décisionnaires
Des dirigeants conscients que la Business Intelligence répond à leurs besoins
Les études menées avec les dirigeants et les décisionnaires mettent en avant une volonté forte de vouloir anticiper le futur et d’obtenir une vision de l’actuel en quasi-temps réel et non à posteriori. Beaucoup mettent en avant le fait que leur business est piloté par leur expérience, leurs intuitions et non pas nécessairement par les chiffres ou les tendances factuelles. Conscients que l’essor de l’activité repose sur des personnes clés plutôt que sur une analyse des données, ils souhaitent à présent avoir plus de support décisionnel pour renforcer leurs analyses et les aider à prendre des décisions.
Ces derniers sont également conscients qu’à ce stade, la construction/maintenance des tableaux de bord, demande trop de temps au détriment de l’analyse financière. Sans oublier la qualité visuelle des restitutions qui se résume à de grands tableaux Excel à impact graphique inexistant et non collaboratif.
En outre, ces dirigeants/décisionnaires sont souvent bien informés de ce qui se fait sur tel ou tel sujet et notamment sur la transformation digitale. Ils ont déjà vu chez un de leur confrère/concurrent ou via des articles, l’explosion de ces outils d’informatique décisionnelle en se disant : « c’est exactement ce qu’il nous faut » … En revanche, la réflexion reste assez souvent bloquée à ce stade par un processus inconscient d’auto-censure, basé sur les réflexions suivantes : je ne sais même pas comment cela fonctionne, la note risque d’être salée, personne n’a le temps de mener ce projet chez nous…
Le tryptique « détecter – identifier – agir »
D’un point de vue opérationnel, c’est généralement le pôle financier qui manifeste son besoin en BI : RAF, DAF, contrôle de gestion, contrôle interne, Manager FP&A (Financial Planning & Analysis), … Une solution de Business Intelligence permet d’automatiser les tableaux de bord, en plus de les présenter dans un format plus ergonomique, dynamique et collaboratif, permettant de réduire les questions qui leur sont adressées « tu pourrais me communiquer la marge sur ce produit en août 2020 dans tel pays ? ».
En plus de faciliter la réalisation des tâches, l’implémentation de BI permet un gain de temps significatif facilement valorisable. Exemple : si ces outils permettent d’économiser 2 jours de travail par collaborateur et par mois, alors cela représente sur une année 24 jours de travail, soit un peu plus d’un mois de salaire chargé disponible pour la réalisation d’autres tâches.
Désormais grâce à la data-analyse et le fait de récupérer la data des multiples sources existantes au sein de l’entreprise, les décisionnaires vont pouvoir appliquer beaucoup plus facilement et de manière ludique le triptyque « détecter-identifier – agir » :
- Détecter à travers des restitutions graphiques et dynamiques des déviations par rapport à l’attendu ;
- Identifier la cause de ces anomalies grâce aux options permettant de creuser la data grâce à des corrélations établies ;
- Agir en mettant en place des plans d’action correctifs et/ou mélioratifs en cas d’identification de best-practice à diffuser en masse.Et enfin, par rapport à l’espace-temps, les données étant mises à jour en temps réel, cela permet aux destinataires de ne plus attendre leurs échéances annuelles, semestrielles ou trimestrielles. La réactivité est augmentée pour accélérer des changements, peaufiner des réglages…
Investir ou non dans une solution de Business Intelligence ?
L’analyse décisionnelle grâce à la Business Intelligence permet d’équiper les équipes d’un outil puissant indispensable pour étudier des signaux inexplorés sensibles pour le pilotage de la performance. Les cas d’usages sont d’ailleurs multiples pour prouver que la BI couvre plusieurs sujets, dans tous les secteurs et pour toutes les tailles (analyse de marge brute, restitution de la performance commerciale, réalisation de scénarios de modélisation budgétaire…).Les entreprises ont parfaitement assimilé la pertinence des outils de Business Intelligence (BI) au sein de leurs écosystèmes : manipuler une forte volumétrie de données, faire économiser du temps pour les équipes, faciliter les prises de décisions, embarquer des populations dans des supports de communication innovants, en résumé, ne plus laisser dormir la data pour en exploiter tout son potentiel.
Toutefois, le rythme de pénétration de ces outils est assez disparate. Les grands groupes ont, depuis quelques années, internalisé les compétences pour construire le « moteur » data et l’injecter dans un outil de BI (Power BI, Tableau, …). Cela n’est pas forcément le cas pour les PME/ETI qui ne jouissent pas d’autant de moyens financiers. Sans oublier la bande passante sans cesse manquante, bien que nécessaire aux projets et à la conduite du changement.
Tôt ou tard, les entreprises convergeront dans la mise en place d’une solution de Business Intelligence (BI). Reste à trouver le bon moment pour les entreprises et savoir comment lancer l’implémentation : bloquer du temps et de la masse salariale pour ce projet ou faire appel à des cabinets de consulting spécialisés sur ces problématiques. Investissement généralement vite rentabilisé au vu des gains de temps générés.